ثبت و انجام تغییرات شرکت
تغییرات شرکت چیست؟ | انواع تغییرات شرکت و مدارک مورد نیاز آن
بعد از ثبت شرکت، گاهی اوقات ممکن است نیاز باشد بر اساس یک سری شرایط خاص مواردی از قبیل نام، محل، سهام و زمینه فعالیتی شرکت تغییر پیدا کند. باید بدانید که ثبت تغییرات شرکت نیز مستلزم طی شدن یک سری مراحل و فرایند‌های مشخص است که باید بر طبق آن‌ها عمل کنید. در این مطلب به شما بگویم که تغییرات شرکت چیست و انواع، مراحل و مدارک مورد نیاز برای ثبت انواع تغییرات شرکت را نیز بررسی می‌کنیم.
انواع تغییرات شرکت:
در ابتدا انواع تغییرات شرکت را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
تغییر نام شرکت:
تغییر نام شرکت یکی از انواع تغییرات رایج شرکت‌ها است. در صورتی که تمایل داشته باشید تا نام شرکت خود را تغییر دهید، ابتدا باید جلسه‌ای را با حضور اعضای شرکت تشکیل دهید و در مورد این موضوع به صورت کامل صحبت کنید. در ادامه این جلسه باید صورتجلسه تنظیم شده و توسط تمام اعضای شرکت امضا شود. بعد از اینکه صورتجلسه به امضای مجمع عمومی رسید، حال می‌بایست مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییر نام شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه شود.
در این خصوص توجه داشته باشید که باید عنوان مسئولیت محدود، نسبی و تضامنی برای شرکت ذکر شود. همچنین بر طبق قوانین مربوط به تعیین نام شرکت‌های نسبی و تضامنی، باید به ذکر نام حداقل یکی از اعضای اصلی شرکت توجه داشته باشید.
تغییر زمینه فعالیتی شرکت:
به منظور عوض کردن زمینه فعالیت شرکت و یا حذف کردن بخشی از آن، باید ابتدا مجمع عمومی تشکیل شود تا هر یک از اعضای شرکت درباره اهداف و زمینه فعالیتی تعیین شده جدید اظهار نظر کنند. بعد از اینکه اعضای شرکت متفق القول شده و به نظر واحد رسیدند، حالا باید طبق روال صورتجلسه‌ای تنظیم شود. در این صورتجلسه می‌بایست سهم هر یک از سهامداران شرکت به صورت دقیق قید شود. در نهایت صورتجلسه باید توسط تمام اعضای شرکت امضا شود.
در ادامه بعد از بررسی هر یک از تغییرات رایج شرکت‌ها، مراحل و مدارک مورد نیاز برای ثبت هر یک از آن‌ها نیز خواهیم پرداخت.
تغییر محل شرکت:
برای تغییر دادن محل یا همان آدرس شرکت باید ابتدا مجمع عمومی تشکیل شده و نظر قطعی اعلام شود. با توجه به قانون شرکت‌های مسئولیت محدود و سهامی خاص، هیئت‌مدیره مسئول نهایی جابجایی و تغییر محل شرکت خواهد بود. با توجه به این مفاد هیئت مدیره می‌تواند بر اساس تصمیم خود محل شرکت را تغییر دهد. همچنین اگر شرکت‌های سهامی که قصد داشته باشند محل شرکت خود را تغییر دهند، طبق روال ذکر شده قبلی باید ابتدا مجمع عمومی تشکیل دهند و بعد از کسب رضایت هیئت رئیسه، می‌بایست صورتجلسه‌ای تنظیم شده و به امضای تمامی اعضای شرکت برسد.
تغییر میزان سرمایه و سهام شرکت:
در صورتی که شرکت قصد داشته باشد تا سرمایه و سهام خود را افزایش دهد، باید به منظور اتخاذ تصمیم لازم، جلسه‌ای با حضور هیئت مدیره تشکیل شود. بعد از این که گفتگو میان اعضای شرکت صورت گرفت و اعضا به یک توجیه منطقی برای افزایش سرمایه و سهام شرکت رسیدند، حالا هیئت مدیره باید درخواست گزارش مالی از آغاز سال را داشته باشد و سپس با ارائه گزارش به بازرسان، بررسی و تحقیق آغاز می‌شود. در نهایت بازرسان شرکت باید نظر نهایی خود را به هیئت مدیره اعلام کنند.
توجه داشته باشید در صورتی که شرکت مورد نظر سهامی خاص باشد، پس از توافق هیئت رئیسه باید آگهی مبنی بر تغییر سهام شرکت در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر شود. از طرفی اگر شرکت مربوطه سهامی عام باشد، باید برای فروش سهام آگهی در روزنامه‌های معتبر منتشر شده و در راستای آن از سهامداران بی‌نام درخواست شود تا در بازه زمانی مشخص شده اقدام به اخذ گواهینامه حق خرید سهام نمایند.
تغییر مدیران:
به منظور افزایش و کاهش مدرن یک شرکت باید یک جلسه با حضور هیئت مدیره شرکت تشکیل شود هر یک از اعضا به منظور تغییر مدیران شرکت تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات لازم را به عمل آورند.
عوض کردن تابعیت شرکت
همانطور که می‌دانید شرکت‌ها به عنوان یک شخصیت حقوقی در نظر گرفته می‌شوند و به همین دلیل باید یک تابعیت مشخص برای آن‌ها در نظر گرفته شود. به طور کلی این اختیار به شرکت‌های سهامی داده نشده و بر همین اساس مجمع عمومی هیچ اختیاری در زمینه تغییر تابعیت شرکت ندارد. اما این موضوع درباره شرکت‌های مسئولیت محدود صدق نمی‌کند و اعضای این شرکت‌ها می‌توانند با تشکیل جلسه‌ای و در راستای آن تنظیم صورتجلسه درباره تغییر تابعیت شرکت به یک نتیجه کلی رسیده و اقدامات لازم را در این خصوص به عمل آورند.
وظایف و انواع مجامع
در ادامه به بررسی انواع مجامع مختلف دخیل در فرایند ثبت شرکت‌ها می‌پردازیم.
مجمع عمومی عادی:
همانطور که در بخش قبل به آن اشاره کردیم به منظور اعمال یک سری تغییرات در شرکت‌ها، مجمع عمومی عادی تشکیل می‌شود. در مجمع عمومی عادی سهامداران در آن شرکت می‌کنند و می‌توانند نظرات خود را به مدیران اعلام کرده و راهبرد‌ها و تصمیمات خود را درباره ادامه فعالیت شرکت اتخاذ کنند. مجمع عمومی عادی بر طبق اصول اساسنامه شرکت در چهار ماه اول آغاز سال مالی جدید به صورت سالانه برگزار می‌شود و شرکت سهامداران در آن الزامی می‌باشد.
اهداف و وظایف مجمع عمومی عادی:
- بررسی و تصویب ترازنامه و احتساب سود و زیان سالانه و در جریان قرار دادن سهامداران و اعضای شرکت درباره این موارد
- انتخاب اعضای هیئت مدیره و همچنین مدیر عامل هر یک از اعضای شرکت
- انتخاب بازرسین شرکت بر طبق اصول قید شده در اساسنامه و شرح وظایف آن‌ها
- اتخاذ تصمیم در خصوص انتشار آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار
- تقسیم سود شرکت بین سهامداران
- تصمیم‌گیری در مورد کلیه امور شرکت و تعیین خط مشی و اهداف
مجمع عمومی فوق العاده:
مجمع عمومی فوق‌العاده با حضور بیش از نیمی از سهامداران شرکت در چهار ماه پس از شروع سال مالی جدید برگزار خواهد شد. به طور کلی هدف اصلی از تشخیص مجمع عمومی فوق‌العاده ایجاد تغییرات در اساسنامه شرکت، تصمیم‌گیری و پرداختن به امور مانند افزایش و کاهش سرمایه و مواردی از این قبیل است. در صورت اتخاذ هر تصمیمی در مجمع عمومی فوق‌العاده، طرح و تغییر مورد نظر به رای‌گیری گذاشته می‌شود و در صورتی که با موافقت حداقل دو سوم از اعضای شرکت روبرو شود، به اجرا در خواهد آمد.
اهداف و وظایف مجمع عمومی فوق العاده:
- افزایش و کاهش سرمایه
- تصمیم‌گیری در خصوص ورود شرکای جدید به شرکت
- تغییر مدیران و تعیین بازرسان
- ایجاد تغییر در پست‌های مدیریتی، نحوه مدیریت و همچنین تعیین مدت زمان خدمت مدیران شرکت
- صدور مجوز به منظور صدور اوراق قرضه
- ایجاد سهام ممتازه
- تصمیم‌گیری در خصوص انحلال شرکت
- اعمال تغییراتی از قبیل محل اقامت، نام و موضوع شرکت در اساسنامه
مجمع هیات مدیره
به طور کلی تمام اعضای که جزو سهامداران شرکت هستند، اعضای هیئت مدیره شرکت می‌باشند. در هیئت مدیره اعضا می‌توانند از بین خود رئیس و نائب رئیس منصوب کنند. به طور کلی انتخاب رئیس محیط مدیره برای دو سال معتبر خواهد بود اما با رضایت تمام اعضا می‌تواند برای مدت زمان نامحدود نیز در نظر گرفته شود. همانطور که در بخش قبل به آن اشاره کردیم هیئت مدیره شرکت می‌تواند با تنظیم صورتجلسه‌های مختلف تغییراتی را در شرکت اعمال کند.
اهداف و وظایف مجمع هیات مدیره
- تصمیم‌گیری در خصوص معاملات شرکت
- انتخاب مدیران داخلی شرکت با تشکیل هیئت مدیره
- بررسی قروض و میزان درآمد شرکت در بازه‌های زمانی ۶ ماهه
- ارائه گزارش درآمد و قروض شرکت به بازرسین
مراحل ثبت تغییرات شرکت:
به طور کلی مراحل اصلی ثبت تغییرات شرکت به شرح زیر می‌باشد:
- تنظیم صورتجلسه و امضای تمام اوراق توسط شرکای شرکت
- ارسال مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکت‌ها از طریق پست
- حضور در اداره ثبت شرکت‌ها و پرداخت هزینه مربوط به اخذ و انتشار آگهی تغییرات در روزنامه
- پرداخت هزینه روزنامه رسمی
- صدور و انتشار آگهی در روزنامه‌های معتبر و کثیرالانتشار مبنی ثبت تغییرات شرکت
مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت:
مدارک مورد نیاز جهت ثبت تغییرات شرکت عبارتند از:
- کپی اساسنامه شرکت
- ارائه اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی افرادی که از شرکت خارج می‌شوند
- حضور اشخاص خروجی در دفتر اداره ثبت شرکت‌ها به منظور ثبت امضا
- ارائه لیست کاملی از شرکا همراه با ذکر میزان سهام آن‌ها در شرکت
- کپی آگهی روزنامه در خصوص آخرین تغییرات هیئت مدیره و شرکت
- حضور مدیر و تمام شرکا در صورت اتخاذ تصمیم برای انحلال شرکت
مراحل تغییر نام و موضوع شرکت‌های سهامی خاص و مسئولیت محدود:
در ادامه مراحل فرایند تغییر موضوع و نام این دو نوع شرکت را ذکر می‌کنیم.
مراحل ثبت تغییر نام شرکت سهامی خاص:
- تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده
- تنظیم صورتجلسه و امضای آن توسط هیئت رئیسه شرکت
- انجام تشریفات دعوت بر طبق قانون تجارت و اساسنامه
- تحویل نسخه اصلی صورتجلسه شرکت همراه با لیست سهامداران فعلی به اداره ثبت شرکت‌ها
- پرداخت حق الثبت تغییر نام شرکت و تحویل فیش مربوطه به اداره ثبت شرکت‌ها
- تحویل اصل روزنامه شامل مجوز اخذ شده و آگهی دعوت به اداره ثبت شرکت‌ها
- نام جدید انتخاب شده برای شرکت توسط مسئولین تعیین نام اداره ثبت شرکت‌ها بعد از تحویل مدارک مربوطه
مراحل تغییر نام شرکت با مسئولیت محدود:
- اشکان مجمع عمومی فوق‌العاده
- انتخاب نام و عنوان کردن نام اعضای هیئت ناظر در صورتجلسه شرکت در شرایطی که تعداد شرکای فعلی بیش از ۱۲ نفر باشد
- امضای صورتجلسه شرکت توسط هیئت ناظر
- مراجعه وکیل شرکت یکی از شورکا به واحد تعیین نام اداره ثبت شرکت‌ها بعد از گذشت یک ماه
- ثبت آگهی تغییر نام شرکت در روزنامه بعد از تایید نام انتخابی جدید توسط مسئول تعیین نام مربوطه در اداره ثبت شرکت‌ها
مراحل تغییر موضوع شرکت سهامی خاص
- تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده
- تنظیم صورتجلسه که به امضای هیات رئیسه برسد
- دریافت مجوز با توجه به تشخیص کارشناس مربوطه
- تهیه و ارائه لیستی از سهامدارانی که در جلسه حضور داشته و صورت جلسه را امضا کرده‌اند
- تحویل نسخه اصلی صورتجلسه، اصل روزنامه آگهی دعوت، مجوز اخذ شده لیست سهامداران حاضر در جلسه به اداره ثبت شرکت‌ها
مراحل تغییر موضوع شرکت با مسئولیت محدود
- تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده
- تنظیم صورتجلسه و ذکر میزان سهام هر یک از شرکا
- امضای صورتجلسه توسط تمام شرکا
- دریافت پاسخ استعلام در مهلت تعیین شده
- ارائه پاسخ استعلام به همراه صورتجلسه به اداره ثبت شرکت‌ها
- امضای دفاتر ثبت پس از تحویل مدارک از سوی متقاضی
- حضور در اداره ثبت شرکت‌ها و اخذ مجوز از مراجع مربوط به فرایند تغییر موضوع شرکت
- تحویل استعلام مرتبط با مرجع ذی صلاح
دریافت مشاوره ثبت انواع تغییرات شرکت:
در این مطلب ثبت فرایند انواع تغییر شرکت‌ها را همراه با مراحل و مدارک مورد نیاز به طور کامل بررسی کردیم. در صورتی که قصد دارید موضوع و زمینه فعالیتی، نام، تابعیت و محل شرکت خود را تغییر دهید، میتوانید از مشاوره تغییر ثبت شرکت هلدینگ آفریقا بهره‌مند شوید. در صورت تمایل از طریق راه‌های ارتباطی ذکر شده با مجموعه تماس حاصل فرمایید تا کارشناسان مربوطه به طور کامل شما را در این زمینه راهنمایی کنند.
آشنایی با مفهوم انواع ثبت شرکت برای توضیح درباره مراحل تغییرات شرکت ها ضروری است. در ادامه انواع ثبت شرکت را به صورت مختصر و مفید شرح خواهیم داد.
انواع ثبت شرکت عبارت است از:
- ثبت شرکت با مسئولیت محدود
- ثبت شرکت به صورت سهامی خاص
- ثبت شرکت به صورت سهامی عام
- ثبت شرکت های غیرتجاری
- ثبت شرکت تعاونی
- ثبت شرکت تضامنی
- ثبت شرکت به عنوان نمایندگی یک شرکت خارجی
شرکت های با مسئولیت محدود از نظر آماری بیشترین تعداد را در بین شرکت های ثبت شده دارند. مفهوم ثبت شرکت با مسئولیت محدود این است که سقف تعهداتی که اعضای شرکت می توانند داشته باشند محدود به سرمایه ی ثبتی آن ها است؛ برای این نوع ثبت شرکت لازم است که حداقل دو شریک برای ثبت شرکت متقاضی باشند. معمولا شرکت های با مسئولیت محدود کارآمدی بسیار بالایی دارند.
شرکت های سهامی خاص و سهامی عام در نوع تامین سرمایه با یکدیگر تفاوت دارند. به این معنا که شرکت های سهامی عام، آن دسته از شرکت هایی هستند که بخشی زیادی از سرمایه مورد نیاز آن ها از طریق فروش اوراق و توسط مردمی که این اوراق را خریداری می کنند تامین می شود. اما یک شرکت سهامی خاص، تمامی سرمایه اش توسط تعداد محدود و مشخصی از سهامداران (حداقل 3 نفر) تامین می گردد.
برخلاف شرکت های با مسئولیت محدود، سقف تعهدات با میزان سرمایه ثبتی محدود نمی شود؛ شرکت های سهامی خاص از نظر تعداد ثبت، پس از شرکت های با مسئولیت محدود در رده دوم قرار دارند.
شرکت های تعاونی خود سه نوع مختلف دارند: تولیدی، توزیعی و تولیدی توزیعی. این شرکت ها باید با حداقل تعداد 7 سهامدار به ثبت برسند و دو نفر از این سهامداران باید در زمینه فعالیت شرکت دارای مدرک تحصیلی یا جواز کسب مخصوص باشند.
حال پس از ارائه این توضیحات در زمینه انواع ثبت شرکت ها، به معرفی مراحل تغییرات شرکت ها می پردازیم.
همان طور که گفته شد یک شرکت پس از ثبت می تواند در زمینه اساسنامه، حقوق شرکا و هر مورد دیگر که لازم است تغییرات ضروری را ایجاد کند. این تغییرات در جلسات هیات مدیره یا محمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده بنابر ضرورت ها و تشخیص اعضا صورت می گیرد.
مراحل تغییرات شرکت ها باید مطابق قانون ثبت شده و در راستای این هدف، صورت حساب هایی تدوین و تنظیم می شود. امروزه این تغییرات به صورت اینرتنتی انجام می پذیرد که کارها را بسیار آسان تر از گذشته کرده است:
مراحل ثبت تغییرات در سامانه اداره ثبت شرکت ها شامل مراحل زیر می شود:
مرحله اول: ثبت و تکمیل کردن اطلاعات شرکت
شناسه ملی شرکت باید ثبت شود
در صورت نداشتن شناسه ملی شماره ثبت وارد شده و نوع شرکت انتخاب می گردد.
مرحله دوم: ثبت اطلاعات جلسه
با توجه به نوع شرکت و مجمعی که تصمیم به تغییرات گرفته است (مجمع عمومی عادی، هیات مدیره، مجمع فوق العاده) باید نوع صورت جلسه مخصوص را تعیین کرد. سپس حد نصاب جلسه را باید مبنی بر حضور تمام یا اکثریت اعضا مشخص کرد. مشخصات متقاضی شامل نام کامل و شماره ملی و… باید ثبت گردد. سمت متقاضی شامل وکیل یا اصیل مشخص می شود و سپس تاریخ برگزاری جلسه مشخص می شود.
پس از آن با انتخاب گزینه «پذیرش موقت» شماره مخصوص 19 رقمی را می توان دریافت کرد. در نهایت هم مشخصات و سمت امضا کننده دفتر باید تعیین و ثبت شود.
مرحله سوم: ثبت تصمیمات جلسه
در این مرحله باید نوع تصمیم یا تصمیمات مورد نظر را مشخص کرد و آن را ثبت نمود.
مرحله چهارم: در صورت درخواست برای تغییر نام، نام های جایگزین (حداکثر 5 نام) به ترتیب اولویت باید ثبت بشوند.
مرحله پنجم: ثبت اشخص حاضر در جلسه
در این مرحله باید اعضای حاضر در جلسه و سمت و مقام هر یک را تعیین کرد و اطلاعات شخصی افراد شامل شماره ملی و نام و نام خانوادگی و… را نیز ثبت نمود. در صورت حقوقی بودن شخص، باید نام و شناسه ملی و شماره ثبت آن را لحاظ کرد.
مرحله ششم: ثبت سمت اشخاص در جلسه
در این مرحله باید ضمن تعیین اشخاص جلسه، به انتخاب و مشخص کردن سمت آن ها در شرکت و سمت در جلسه اقدام نمود.
مرحله هفتم: مشخص کردن ارتباط اشخاص جلسه
در این مرحله باید نماینده سهامدار یا وکیل سهامدار بودن مشخص شود. این مرحله شامل تعیین نماینده یا وکیل بودن شخص و نوع نمایندگی اوست.
مرحله هشتم: ثبت مدارک مورد نیاز
در این مرحله باید مدارک لازم بر اساس تصمیمات اخذ شده در جلسه و نوع صورت جلسه، ارائه شوند و از طریق گزینه «تایید مدارک مورد نیاز» به تایید برسند.
مرحله نهم: ثبت متن صورت جلسه
در این مرحله باید متن صورت جلسه بر اساس چارچوب تعیین شده و نوع تصمیمات اتخاذ شده تایپ شده و ثبت گردد.
در نهایت پس از طی همه این مراحل، متقاضی ثبت تغییرات باید نسخه اصلی صورت جلسه های تنظیم شده و ضمیمه های لازم را ظرف 3 روز به صورت سفارشی به آدرس درج شده در تاییدیه پذیرش پست نمایند.
